احتمالا عبارات و اصطلاحاتی مثل BPM  یا BPMS یا معادل این‌ها به گوشتان خورده است. در واقع این مفاهیم به مدیریت فرایند در کسب و کارها مربوط می‌شوند. با گسترش کسب و کارها و دیجیتالی شدن آن‌ها قطعا چنین مفاهیمی از اهمیت بیشتری برخوردار شدند. در این مقاله سعی داریم تا BPMS را به صورت مختصر و ساده شرح دهیم تا اگر علاقه مند بودید مطالعات عمیق تری انجام دهید. برای شروع اما باید ابتدا منظورمان از فرایند در کسب و کار را مشخص کنیم.

فرایند چیست؟

فرایندهای کسب و کار، مجموعه گام‌ها و مراحلی هستند که در یک کسب و کار، داخل حلقه‌ای تکرار می‌شوند. درواقع این فرایند باید هدف سازمان و کسب و کار مورد نظر را برآورده کند. توجه داشته باشید که فرایند با پروژه، تسک و وظیفه تفاوت دارد. فرایند یک چیز دائمی برای سازمان محسوب می‌شود که مدام تکرار می‌شود. وظایف جزئی از فرایند و پروژه‌ هستند.

BPM چیست؟

BPM(Business Process Management) به معنای مدیریت فرایند کسب و کار می‌یاشد. مدیریت فرآیندهای کسب و کار بیشتر بر روی فرایندهایی تمرکز دارد که  در بلند مدت و در تعداد بالا تکرار می‌شوند. درواقع ما با الگوهای قابل پیش‌بینی سروکار داریم. این اصطلاح شامل بررسی، نظارت و بهینه سازی فرایندها می‌باشد. درواقع شخصی که مسئولیت این امر را برعهده دارد باید این اطمینان را به سازمان بدهد که فرایند مورد نظر بدون اشکالی اجرا می‌شود و در حالت بهینه و موثر خود قرار دارد. 

BPMS چیست؟

BPMS(Business Process Management System) به نرم‌افزاری اطلاق می‌شود که از آن به عنوان ابزاری برای اتوماسیون فرایند استفاده می‌کنند. این سیستم به شرکت‌ها به طراحی، اجرا، بهینه سازی و اتوماسیون فرایندهایشان کمک می‌کند. همچنین یک BPMS مجموعه‌ فعالیت‌ها و وظایف افراد در سازمان را بهبود می‌دهد تا در نهایت هدف سازمان با بهترین شیوه ممکن محقق شود.         

برخی مزایای یک نرم افزار BPM  

• افزایش بهره وری سازمان

در BPM تمام فرایندها و در آن‌ها تمام ماموریت‌ها زیر نظر هستند. وقتی که فرایندها با کمترین مشکل اجرا می‌شوند.

طبیعتا کارایی افزایش می‌یابد. وقتی که به صورت مستمر تحلیل فرایند انجام می‌شود، وظایفی که زائد هستند به راحتی شناسایی و از فرایند حذف می‌شوند.

• چابکی بیشتر در کسب و کار

وقتی مسیر و هدف برای اعضا سازمان مشخص باشد توقف موقتی و تصحیح خطاها آسان تر می‌شود. در نتیجه می‌توان خیلی راحت با تغییرات و اصلاحات انطباق پیدا کرد. به عبارت دیگر با پیاده سازی اصولی BPM  افراد انعطاف پذیریشان بیشتر می‌شود. در نتیجه این درک خوب از فرایندها که در سازمان ایجاد می‌شود، به اصطلاح چابکی کسب و کار زیاد می‌شود.

• کمتر شدن مدیریت جزئی و ذره بینی

مدیریت ذره بینی در شرایط خاص که مشکلی بوجود می‌آید و در کوتاه مدت موثر می‌باشد. اما در بلند مدت این شیوه مدیریت برای کسب و کار و سازمان هزینه زیادی خواهد داشت.

با یک نرم افزار BPM  می‌توان به صورت کلی این شیوه مدیریت را حذف کرد.

• دید بهتر و ایجاد شفافیت

اگر از پلتفرم‌ها  و نرم افزارهای BPMS استفاده شود امکان نظارت افزایش می‌یابد و مدیریت، دید خوبی از کل فرایند به دست خواهد آورد. همچنین تمام ماموریت‌ها برای همه اعضا و مدیران شفاف و روشن است و پیگیری کارها و شناخت وظایف بسیار راحت می‌شود.

انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

سیستم‌های مدیریت کسب وکار را می‌شود بر اساس هدفی که دنبال می‌کنند به سه دسته تقسیم کرد:

1. سیستم محور، یا متمرکز بر یکپارچه سازی (Integration-centric BPMS)

این سیستم مربوط به فرایندهای کسب و کاری می‌شود که انسان در آن نقش چشمگیری ندارد و وابسته به یکپارچه سازی با برنامه‌های کامپیوتری و وب هستند.

2. BPMS انسان محور

این شیوه مدیریت مربوط به  فرایندهایی است که در اکثر مراحل اشخاص بسیار تاثیر گذار و تصمیم گیرنده هستند. در چنین  BPMS هایی رابط کاربری و هدایت بصری بسیار برجسته می‌باشد.

3. BPMS سند محور

این مدل به انسان محور نزدیک می‌باشد. زیرا در چنین مدیریت فرایندی تایید توسط اشخاص انجام می‌شود. اما در این فرایند مراحلی که باید طی شوند توسط اسناد و مستندات هدایت می‌شوند. مانند فرایند تخصیص بودجه و یا تایید وام.

 BPMS چگونه کار می‌کند

در این بخش می‌خواهیم مراحلی که یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار طی می‌کند را به صورت کلی بررسی کنیم.

1. تحلیل و بررسی

ابتدا باید جریان کسب و کار، وجوه مختلفش مورد بررسی قرار گیرد. پس از این تجزیه و تحلیل و مطالعه ایرادها و تاخیرهای فرایند، باید یک نسخه اولیه طراحی شود. به این نسخه اولیه “as is” می‌گویند.

2. طراحی

برای رسیدن به یک فرایند بهینه و کارآمد باید باگ‌ها و تاخیرهای نسخه اولیه تشخیص داده شوند. برای اصلاح فرایند و رسیدن به استانداردها لازم است تا قواعد آن کسب و کار به خوبی شناخته شوند در نتیجه باید با مشتریان و متخصصین آن حوزه گفتگو شود. همچنین در نهایت باید خروجی کار را با مدیریت و دیگر ذینفعان به بحث گذاشت.

3. مدل سازی

در ابتدای این مرحله باید چیزی که در مرحله قبل طراحی شده در قالب یک فلوچارت ارائه شود. برای این کار باید متغیرهای مختلف و حلقه‌های شرطی متعددی طراحی شود. بعد از آن باید با متغیرهای گوناگون، نتایج مختلف ثبت و بررسی شوند. به فرایندی که در این مرحله به آن رسیدیم به اصطلاح “to be”  گفته می‌شود.

ابزاری که با آن مدل سازی انجام می‌شود باید رابط کاربری خوبی داشته باشد. ابزار مدل سازی باید رابط گرافیکی و شکل و شمایل ساده و قابل فهمی داشته باشد تا بتوان آن را به راحتی به افراد سازمان ارائه داد. همچنین باید توانایی بهبود مدل و یک ویرایشگر با UI/UX قوی داشته باشد تا ایرادات فرایند به راحتی برای افراد مختلف قابل حل باشد.

4. اجرا

مدلی که طراحی شده باید در ابعاد و گروه‌های کوچک تر و حالت‌های مختلف آزمایش شود. فرایندها به صورت خودکار یا دستی اجرا خواهند شد البته محدویت‌هایی نیز در این مرحله اعمال می‌شود تا از برخی اطلاعات حساس تا قبل از نهایی شدن فرایند محافظت شود.

5. نظارت

پس در اجرا باید تمام قسمت‌ها و وظایف موجود در فرایند گام به گام دنبال و عملکرد آن‌ها محاسبه شود. درواقع باید اثربخشی هر مرحله‌ای که در فرایند تعریف شده مورد ارزیابی قرار گیرد. این مرحله کمک می‌کند تا پاشنه آشیل و حتا ضعف‌های امنیتی شناسایی شوند. با توجه به حساسیت کار می‌توان سطوح مختلفی از نظارت را انجام داد.

6. بهینه سازی

اگر مراحل قبلی به خوبی انجام شود یعنی یک گزارش بسیار کارآمد بوجود آمده است و این سازمان را خیلی خوب به سمت بهینه سازی فرایندهایش می‌تواند هدایت کند. این نکته باید در نظر گرفته شود که این مرحله ممکن است تبدیل به طراحی دوباره فرایند شود و باید از هر تغییری که کارایی را افزایش می‌دهد و فرایند را به سمت نقطه بهینه حرکت می‌دهد استقبال کرد.

معیار برای انتخاب و خرید BPMS

وقتی که شما درباره چنین نرم افزاری سرچ می‌کنید و می‌خواهید یک نرم افزار BPMS را تهیه کنید با نام‌های متفاوتی مواجه می‌شوید و احتمالا سردرگم می‌شوید که سراغ کدام بروید.

در اینجا می‌خواهیم برخی از ویژگی‌هایی که باید برای انتخاب BPMS در نظر گرفته شود را مرور کنیم.

• ساخت نمودار و فرایند بصری

کاربران شما همگی برنامه نویس و کارشناس IT نیستند و برخی حتی شاید با فرایندها نیز آشنا نباشند. نرم افزار BPM باید ویژگی‌های بصری خوب و ساده‌ای داشته باشد تا همگی بتوانند فرایند را درک کنند.

• دارای سیستم Drag and Drop

اگر در نرم افزار بی پی ام اس بتوان با ا روش کشیدن و رها کردن فرم‌ها و فرایند را طراحی کرد آن وقت کار با آن برای همه کارکنان راحت خواهد بود و همگی می‌توانند با آن ارتباط بگیرند.

• کنترل اطلاعات و دسترسی

در یک نرم افزار بی پی ام باید بتوان محدوده دسترسی کاربران را با جزئیات زیاد تعیین کرد تا از اطلاعات مهم شرکت محافظت شود.

در این مقاله سعی شده تا یک دید کلی از شیوه مدیریت فرایندها و BPMS ها به شما داده شود. اگر حس کردید که به این حوزه علاقه مند هستید حتما جست و جوهای زیادی را در اینترنت انجام دهید و محتواهای عمیق و تخصصی تر را در این حوزه مطالعه کنید. از نرم افزارهای معروف بی پی ام می‌توان به Bizagi, process maker ,Zoho creator و … اشاره کرد. حتما پیشنهاد می‌شود تا نام این نرم‌افزارها را سرچ کنید و کارایی‌هایشان را بررسی و با هم مقایسه کنید.